Mikael Berggren | Apricon

Varför beställa arkivdata via Apricon?

Mikael Berggren — Tue, 09 Sep 2014 13:54:15 +0000

När ett projekt är färdigställt finns det ett par olika vägar att gå; man kan behålla det online på Apricon i ett s.k. Garantiskede eller Förvaltningsläge, eller så kan man stänga det för vidare åtkomst. Oavsett vad man väljer så brukar man förr eller senare vilja ha alla dokument samlade lokalt och ev. införliva med sin lokala IT-miljö.

Det är här vi på Apricon kan hjälpa till med det vi vanligtvis benämner ”arkiveringar”. Vad som sker är att vi – efter kunds önskemål – tankar ner alla dokument (inkl. historik) och skapar en snarlik variant av gränssnittet du hittar online på Apricon. Med vårt arkiveringsstöd hittar du dokumenten via Dokumentträdet precis som på Apricon – med smart koppling till äldre versioner via dokumentkortet.

Vad som också följer med är all metadata kopplat till dokumenten som sparats upp. Om projektet har använt sig av tillvalet Ärendehantering för att exempelvis hantera Fråga/Svar, Felanmälan eller ÄTA så presenterar vi även dessa loggar – precis som du är van att se dem på Apricon.

Om du som kund har som önskemål att endast (eller som komplement) erhålla skivor med Relationshandlingar, eller kanske bara Besiktningar, så ordnar vi detta utan problem.

Fördelarna med vår arkiveringstjänst kan sammanfattas enligt nedan punkter:

• Alla dokuments äldre versioner fås med smart koppling till gällande version
• All metadata (beskrivningar, datum, versionsbeteckningar etc.)
• En lättnavigerad och tydlig struktur, det ser ut som under projekteringen och produktionen
• Möjlighet att arkivera ett urval (t ex ett visst skede, en viss status, enbart vissa dokumenttyper eller discipliner etc.)
• Man får ett professionellt överlämnande till slutkund/byggherre
• Finns Ärendehantering så medföljer även denna

Vanligtvis bränner vi ner dessa ”arkiveringar” på CD/DVD men i takt med att datamängderna ökar och att fler och fler efterfrågar material på USB-minnen så erbjuder vi nu egendesignade ”Apricon USB-minnen” för leverans av arkivdata.

Med varje leverans följer en lathund för hur gå tillväga när man ska hitta och hantera dokumenten.

Att låta oss på Apricon ta hand om arkiveringen blir ett smidigt sätt för dig som kund att få alla dokument levererade snyggt och prydligt utan att någon information går förlorad.

Administratörsguide, del 3 (Projektinställningar):

Mikael Berggren — Wed, 19 Jun 2013 16:12:18 +0000

Under menyalternativet ”Projektinställningar” hittar du ett antal basfunktioner som du som administratör själv kan nyttja och anpassa efter projektets behov.

Projektnamn:
Som projektadministratör kan du redigera projektnamnet, både för rubriken på sidan men även för projektnamnet som visas överst i dokumentträdet.

Dokumentstruktur, dokumentegenskaper:
Härifrån kan du lägga till eller ta bort ”mappar” i projektet. Genom att klicka på ”Redigera” kommer du till sidan för ”Dokumentstruktur och roller”. Denna sida ger en överblick av vad som är definierat i projektets dokumentstruktur. De boxar/listor som har en blå ”skiftnyckel” som ikon till höger om rubriken har du som administratör möjlighet att själv redigera.

För att lägga till en ny mapp:

Klicka på ”skiftnyckeln”:
Klicka på ”Lägg till”
Skriv in namnet på den mapp du vill skapa
Klicka på ”Spara”
Nu kommer förmodligen de två boxarna till höger att börja blinka, detta beror oftast på att mappar är ”villkorade” mot huvudmappar (för att på så vis kunna visa endast relevanta mappar under respektive kategori).
Klicka på rullgardinsmenyerna och välj de blåmarkerade alternativen i listan:
Klicka på ”Redigera”
Markera för vilka huvudmappar/kategorier din nya mapp ska synas under med hjälp av checkboxarna:
Klicka på ”Spara”

Fakturauppgifter vid kopieringsbeställning:
Här kan du ange fakturauppgifter som projektet kan använda sig av vid beställning av kopiering.

Registrera Företags- och adressuppgifter
Välj ut den kopieringsfirma ni vill använda er av och ange även lämplig ort för utskick.
Ange konto för faktureringen (här finns också stöd för att ange flera konton vid behov, klicka bara i alternativet ”Flera värden att välja på”)
Klicka på ”Spara”

Administratörsguide, del 2 (E-postlistor):

Mikael Berggren — Wed, 19 Jun 2013 15:16:02 +0000

Här kan du skapa e-postlistor som förenklar avsevärt när man ska skicka meddelanden.

Då Apricon inte skickar ut automatiska meddelanden i samband med aktiviteter i projektet, utan istället möjliggör för användarna att skicka meddelande till dem det berör, har vi skapat funktionen E-postlistor. Här har vi oftast redan förberett en e-postlista för projekteringsgruppen, en för projektledningen o.s.v. Dessa e-postlistor tilldelas användare enligt samma procedur som vid rolltilldelning men du kan också lägga till användare i e-postlistor direkt på denna sida.

Lägg till användare i e-postlista:

Välj lista via ”radio buttons”:
Markera den eller de användare du vill lägga till i listan via ”Övriga användare”.

(Är personen redan med i e-postlistan visas inte namnet här utan du ser det då i listan till höger)
Klicka på pilen till höger för att lägga till den markerade användaren

(För att ta bort en användare från en e-postlista markerar du istället användaren i den valda listan till höger och klickar sen på pilen till vänster)

För att skapa en ny e-postlista:

Skriv in namnet på din e-postlista du vill skapa och klicka på ”Lägg till lista”:
Markera listan med hjälp av ”radio buttons” ovanför
Välj ut och markera de användare som ska ingå i e-postlistan i listan ”Övriga användare”
Klicka på ”högerpilen” för att lägga till dessa i din nya e-postlista

Administratörsguide, del 1 (Användare och roller):

Mikael Berggren — Wed, 19 Jun 2013 14:40:59 +0000

Från ”Användare och roller” kan du bjuda in nya användare, kolla vem som fått inbjudan men ännu inte svarat (under fliken ”Inbjudna (ej aktiva)”) och under fliken ”Aktiva” kan du tilldela och justera varje persons roll och i vilka e-postlistor personen är med i.

För att bjuda in ny(a) användare:

Skriv in varje persons e-postadress (du kan ange flera samtidigt)
Klicka på ”Lägg till”
Klicka på varje e-postadress för att tilldela roller och e-postlistor.
Klicka sen på ”Bjud in”

Nu får de inbjudna e-post med en länk där de uppmanas att registrera sig med namn, företag, adress och telefonnummer. Först därefter kan man logga in och delta i projektet på Apricon.

I princip så är alla roller knutna till en disciplin, t.ex. så tilldelas rollen ”Projektör Arkitektur” disciplinen ”A” (vilket innebär att en användare med denna roll då kan spara upp dokument under mappen ”A”).
Om du vill bjuda in en internationell deltagare som föredrar engelska framför svenska, så bör du själv logga in på engelska genom att ange ”English” som språk på inloggningssidan till Apricon. Inbjudan som går iväg blir då också på engelska.

Skulle det finnas aktiva användare i projektet som ännu inte blivit tilldelade en roll, gå in under fliken ”Aktiva” och klicka på användarens namn – därefter kan du enkelt bocka i den eller de roller som du vill tilldela denne.