Välj fil

Funktionen startas från vänstermenyn (under Spara). Första steget är att välja den fil som innehåller förteckningen. Filen ska vara i Excelformat med någon av ändelserna XLSX, XLS eller CSV (det sista är egentligen en textfil som är lätt att skapa med script-funktioner i t.ex. Revit).

Förteckningen ska ha unika rubriker för varje kolumn. Det ska normalt vara en rad per dokument (se även Avancerade förteckningar nedan).

Inställningar

I nästa steg talar man om var i filen förteckningen finns. Det går att välja en specifik flik och radnumret för rubrikraden. Oftast hittar programmet automatiskt. Delar av texterna på rubrikraden visas som verifikation.

Koppla kolumner

Därefter behöver man koppla ihop förteckningens kolumner med egenskaper i Apricon. För varje egenskap finns en urvalslista med alla rubrikerna i förteckningen. De egenskaper som inte har någon motsvarande kolumn kan istället tilldelas ett fast värde. Egenskaper som är ”identifierande” markeras med blå ledtext och måste alltid sättas på ett eller annat sätt.

Dokumentnamn (filnamn utan ändelse) kan läsas från en kolumn som innehåller hela filnamn eller till och med fullständiga pathnamn. Detsamma gäller filändelser, men oftast är det enklast att låta programmet hitta dem automatiskt när man senare pekar ut dokumentfilerna.

Oftast har de förteckningar man använder samma format varje gång. Spara inställningarna i den här dialogen, så är allt ifyllt och klart nästa gång.

Ladda upp filer

Slutligen kommer man till den vanliga tabellen som används vid sparande. Den är ifylld med alla dokument som finns i förteckningen, men ännu har man inte laddat upp några filer. Gör detta genom att dra och släppa filer på vanligt sätt. Deras namn kommer att matchas mot dokumentnamnen i tabellen. Om filerna finns i olika mappar går det bra att dra och släppa flera gånger tills alla rader i tabellen har fått en fil kopplad till sig.

Spara

Nu går det bra att komplettera dokumenten egenskaper direkt i tabellen. Klicka därefter på Spara.

Avancerade förteckningar

Det finns vissa undantag från regeln om en rad per dokument.

Avsnittsrubrik

I vissa förteckningar (elkonsulter) används avsnittsrubriker i beskrivningskolumnen för att gruppera dokument med liknande innehåll, se bild. Definitionen av en rubrik är en text på en rad som är tom i första kolumnen och som följer efter en helt tom rad.

I dialogen ”Koppla kolumner” dyker det upp ett extra val för hur kolumner med underrubrik ska kopplas till Apricon. Underrubrikerna kan antingen kopplas till en separat egenskap, t.ex. Beskrivning 2, eller slås samman med de texter som står på resp. dokuments rad.

Vid sammanslagning skulle beskrivningen för sista dokumentet i exemplet ovan bli ”BRANDLARM, PLAN 1 DEL 254”

Flera rader per dokument

Det förekommer att varje post i en förteckning består av fler än en rad. Definitionen av en ”fortsättningsrad” är att den är tom i första kolumnen och inte föregås av en tom rad. En post kan högst ha tre rader.

Om någon av dokumentposterna i förteckningen har mer än en rad visas en extra kolumn ”Radnr” i dialogen Koppla kolumner, så att man t.ex. kan koppla den andra raden i varje dokumentpost till egenskaper i Apricon.

Ta en dokumenttyp i taget (t.ex. Ritning enl. nedanstående exempel) och gör så här:

1. Starta funktionen Spara dokument och välj de identifierande egenskaperna Bygghandlingsskede>X>Ritning.

   

2. Dra filerna från Utforskaren och släpp i webbläsaren så att de laddas upp. Programmet ”synkroniserar” filerna med servern, och eftersom det redan finns bygghandlingar med samma filnamn kommer beskrivningen och andra egenskaper att fyllas i. OBS! Klicka inte på Spara.

   

3. Klicka på ”Ändra identifierande egenskaper” och ändra till Relationshandling>X>Ritning. Nu synkroniserar programmet på nytt filerna med server och upptäcker att de inte finns tidigare. Det behåller dock de redan ifyllda egenskaperna, vilket man utnyttjar.
4. 
    
5. Ändra de egenskaper som behövs, t.ex. datum och status.
6. Spara.

Det varierar från fall till fall hur långt tillbaka i tiden man vill titta – en timme, en dag eller en vecka. Därför visar funktionen en lista som är sorterad i tidsordning och grupperad per dag, på liknande sätt som ”Visa alla i tidsordning”.

Det finns några olika alternativ för hur urvalet görs:

Visa dokument som jag har sparat
Bara de dokument som du själv har sparat visas

Visa även äldre versioner
När någon annan uppdaterar ett dokument som du har sparat så försvinner den normalt från din lista. Med det här alternativet syns samtliga versioner som du har sparat, vilket är praktiskt för den som är bekant med hur versionshanteringen fungerar.

Visa dokument som jag eller någon i min disciplin har sparat
Ofta arbetar man i team. Då finns det behov att se även det som kollegorna har sparat.

Bilden visar sambandet mellan ett visst dokuments egenskaper och den mapp i trädet där den återfinns.

Man ”skapar” en ny mapp genom att spara ett dokument med de rätta egenskaperna. Därmed finns heller inga tomma mappar i trädet.

Det finns flera dokumentträd att välja mellan. De presenterar dokumentens egenskaper på olika sätt. Ett träd kan till exempel visa status som lägsta nivå, ett annat innehåller bara protokoll. Testa gärna de olika träden och välj det som passar bäst efter omständigheterna.

Vilka trädstrukturer som finns varierar från projekt till projekt och bestäms av projektledningen.

Klickar man på +/- så expanderas mappen, precis som i Windows. Klickar man på texten eller mappen så visas innehållet i ytan till höger. En viktig skillnad mot Windows är att innehållet i en överordnad mapp (L i exemplet) innehåller summan av de underordnade mapparna. Om det inte är så många dokument går detta ofta snabbare och ger en bättre överblick.

Vanliga frågor

Varför finns det ingen mapp för min disciplin?
Svar: Du och dina kollegor har inte sparat några dokument. Så snart ni har gjort det kommer mappen att dyka upp (efter att du har komprimerat och expanderat trädet en gång för att hämta nya data från servern).

Hur gör man en ny mapp?
Svar: Man sparar ett nytt dokument med de egenskaper som motsvarar mappen. Använd funktionen Spara – Spara dokument.

Varför ser jag inte lika många mappar som projektledningen?
Svar: Det beror på att du inte har rättighet att se alla dokument i projektet. Om dokumenten i en viss mapp är osynliga så dyker heller inte mappen upp i trädet.