Välj fil

Funktionen startas från vänstermenyn (under Spara). Första steget är att välja den fil som innehåller förteckningen. Filen ska vara i Excelformat med någon av ändelserna XLSX, XLS eller CSV (det sista är egentligen en textfil som är lätt att skapa med script-funktioner i t.ex. Revit).

Förteckningen ska ha unika rubriker för varje kolumn. Det ska normalt vara en rad per dokument (se även Avancerade förteckningar nedan).

Inställningar

I nästa steg talar man om var i filen förteckningen finns. Det går att välja en specifik flik och radnumret för rubrikraden. Oftast hittar programmet automatiskt. Delar av texterna på rubrikraden visas som verifikation.

Koppla kolumner

Därefter behöver man koppla ihop förteckningens kolumner med egenskaper i Apricon. För varje egenskap finns en urvalslista med alla rubrikerna i förteckningen. De egenskaper som inte har någon motsvarande kolumn kan istället tilldelas ett fast värde. Egenskaper som är ”identifierande” markeras med blå ledtext och måste alltid sättas på ett eller annat sätt.

Dokumentnamn (filnamn utan ändelse) kan läsas från en kolumn som innehåller hela filnamn eller till och med fullständiga pathnamn. Detsamma gäller filändelser, men oftast är det enklast att låta programmet hitta dem automatiskt när man senare pekar ut dokumentfilerna.

Oftast har de förteckningar man använder samma format varje gång. Spara inställningarna i den här dialogen, så är allt ifyllt och klart nästa gång.

Ladda upp filer

Slutligen kommer man till den vanliga tabellen som används vid sparande. Den är ifylld med alla dokument som finns i förteckningen, men ännu har man inte laddat upp några filer. Gör detta genom att dra och släppa filer på vanligt sätt. Deras namn kommer att matchas mot dokumentnamnen i tabellen. Om filerna finns i olika mappar går det bra att dra och släppa flera gånger tills alla rader i tabellen har fått en fil kopplad till sig.

Spara

Nu går det bra att komplettera dokumenten egenskaper direkt i tabellen. Klicka därefter på Spara.

Avancerade förteckningar

Det finns vissa undantag från regeln om en rad per dokument.

Avsnittsrubrik

I vissa förteckningar (elkonsulter) används avsnittsrubriker i beskrivningskolumnen för att gruppera dokument med liknande innehåll, se bild. Definitionen av en rubrik är en text på en rad som är tom i första kolumnen och som följer efter en helt tom rad.

I dialogen ”Koppla kolumner” dyker det upp ett extra val för hur kolumner med underrubrik ska kopplas till Apricon. Underrubrikerna kan antingen kopplas till en separat egenskap, t.ex. Beskrivning 2, eller slås samman med de texter som står på resp. dokuments rad.

Vid sammanslagning skulle beskrivningen för sista dokumentet i exemplet ovan bli ”BRANDLARM, PLAN 1 DEL 254”

Flera rader per dokument

Det förekommer att varje post i en förteckning består av fler än en rad. Definitionen av en ”fortsättningsrad” är att den är tom i första kolumnen och inte föregås av en tom rad. En post kan högst ha tre rader.

Om någon av dokumentposterna i förteckningen har mer än en rad visas en extra kolumn ”Radnr” i dialogen Koppla kolumner, så att man t.ex. kan koppla den andra raden i varje dokumentpost till egenskaper i Apricon.

För ett enskilt dokument går man in på dess dokumentkort, där det finns en knapp som heter ”Länka i e-post”. Tryck på den knappen och du kommer till meddelandefunktionen. När du sedan skickar meddelandet kommer det infogas en länk som leder mottagaren, via inloggningsfälten, direkt till dokumentet.

Vill du länka till ett flertal dokument så skapar du först ett paket med dessa. Sedan fungerar det som för länk till dokument. I paketkortet hittar du knappen ”Länka i e-post” som infogar en länk direkt till paketet i ditt meddelande.

Jobbar man intensivt med att i projektet länka till paket kan vi enkelt lägga till pakettypen ”Meddelandepaket” åt er för att särskilja dem från andra pakettyper.

Hör gärna av dig om om du undrar något eller vill berätta om hur du använder funktionen!

Ofta i workflow sänds godkända dokument åter till dokumentägaren så att ritningsstämpeln eller motsvarande uppdateras innan dokumentet blir tillgängligt för övriga. Detta steg känns det nu tryggare att hoppa över, dokumentet kan redan när det skickas för granskning vara ifyllt med den status det får efter godkännande. Och därför, utan mellansteg, bli tillgängligt för projektet så snart det är godkänt.

Vattenstämpeln sätts på pdf-filer när dessa sparas till lokal miljö, öppnas på skärmen, skickas för kopiering och syns även på dokumentet som ingår i ett publicerat paket och hanteras utanför Apricon-projektet. Vill du se mer hur det fungerar och kan vara en hjälp för dig så kontakta oss!

Vi ser att det här bland annat används när man i projektet helst inte vill bjuda in någon som enbart ska tillåtas se ett fåtal dokument, då är det istället lättare att lyfta ut valda dokument till den personen.
Eller varför inte publicerade entreprenadpaket som löpande fylls på allteftersom handlingar blir klara?

Publicerade paket som visar en specifik version av ingående dokument, som FU-paket, fungerar däremot inte på detta sätt. Till exempel ska ett utskickat förfrågningsunderlag inte kunna uppdateras/förändras lika enkelt.

Den lilla disketten visar om du har rätt att spara i just den mappen du letar i. Tänk på att den inte dyker upp förrän du kommit till en nivå då alla identifierande egenskaper är valda.

För mappar där dokument redan finns sparade dyker en till diskett upp. Detta för att du ska kunna få upp ett sökresultat innan du sparar eller uppdaterar dokument. Klicka på disketten och du kan börja spara dokument.

Bocka i ”Visa mina tomma mappar” så kan du se alla mappar där du kan spara dina dokument.

Hoppas ni gillar den nya funktionen lika mycket som vi gör!

Det varierar från fall till fall hur långt tillbaka i tiden man vill titta – en timme, en dag eller en vecka. Därför visar funktionen en lista som är sorterad i tidsordning och grupperad per dag, på liknande sätt som ”Visa alla i tidsordning”.

Det finns några olika alternativ för hur urvalet görs:

Visa dokument som jag har sparat
Bara de dokument som du själv har sparat visas

Visa även äldre versioner
När någon annan uppdaterar ett dokument som du har sparat så försvinner den normalt från din lista. Med det här alternativet syns samtliga versioner som du har sparat, vilket är praktiskt för den som är bekant med hur versionshanteringen fungerar.

Visa dokument som jag eller någon i min disciplin har sparat
Ofta arbetar man i team. Då finns det behov att se även det som kollegorna har sparat.

För att lägga till eller ta bort en kolumn markerar du bara namnet på rubriken och sen på en av pilarna.

Du kan också bestämma i vilken ordning kolumnerna ska komma. Markera rubriken och använd knapparna ”Upp” eller ”Ner”. Högst upp i listan innebär att kolumnen hamnar längst till vänster. Notera dock att filmnamnet inte är tillåtet att flytta eller ta bort.

Du kan göra olika inställningar i olika listor. För dokument kanske du vill ha andra inställningar än för paket. Eller så tycker du att datum för när dokument är sparade är onödig information i Nytt sedan senast.

Självklart är inställningarna kvar nästa gång du loggar in på Apricon!

Bilden visar sambandet mellan ett visst dokuments egenskaper och den mapp i trädet där den återfinns.

Man ”skapar” en ny mapp genom att spara ett dokument med de rätta egenskaperna. Därmed finns heller inga tomma mappar i trädet.

Det finns flera dokumentträd att välja mellan. De presenterar dokumentens egenskaper på olika sätt. Ett träd kan till exempel visa status som lägsta nivå, ett annat innehåller bara protokoll. Testa gärna de olika träden och välj det som passar bäst efter omständigheterna.

Vilka trädstrukturer som finns varierar från projekt till projekt och bestäms av projektledningen.

Klickar man på +/- så expanderas mappen, precis som i Windows. Klickar man på texten eller mappen så visas innehållet i ytan till höger. En viktig skillnad mot Windows är att innehållet i en överordnad mapp (L i exemplet) innehåller summan av de underordnade mapparna. Om det inte är så många dokument går detta ofta snabbare och ger en bättre överblick.

Vanliga frågor

Varför finns det ingen mapp för min disciplin?
Svar: Du och dina kollegor har inte sparat några dokument. Så snart ni har gjort det kommer mappen att dyka upp (efter att du har komprimerat och expanderat trädet en gång för att hämta nya data från servern).

Hur gör man en ny mapp?
Svar: Man sparar ett nytt dokument med de egenskaper som motsvarar mappen. Använd funktionen Spara – Spara dokument.

Varför ser jag inte lika många mappar som projektledningen?
Svar: Det beror på att du inte har rättighet att se alla dokument i projektet. Om dokumenten i en viss mapp är osynliga så dyker heller inte mappen upp i trädet.

I grunden är det ett väldigt flexibelt verktyg som vi kan använda för att lotsa dokument genom en förutbestämd väg och låta systemet styra vilka egenskaper som helst på dokumenten. Det har fått sin praktiska användning just för granskning av ritningar och beskrivningar, men det går att tänka sig andra användningsområden också. Vi brukar säga att om du kan rita upp din granskningsprocess så kan vi göra ett workflow som passar!

Några fördelar med att använda Workflow i Apricon:

1. Du får tänka igenom hur du vill att din granskning av handlingar ska fungera och får ett verktyg som stöder detta!
2. Handlingarna lotsas automatiskt genom den granskningsprocess projektet beslutat sig för
3. Systemet sätter själva rätt egenskaper på handlingen i de olika stegen av processen, t ex ändras status och läsbehörigheter i de olika stegen
4. Stöd för projektörerna som inte behöver hålla reda vilken status eller läsgrupp som gäller i de olika stegen
5. Granskningsprocessen dokumenteras i loggarna, när och vem som t ex skickat till granskning eller godkänt en handling
6. En tydlig överblick över var i processen de olika projektörernas handlingar ligger
7. Du kan styra så att bygghandlingar inte visas för entreprenörerna förrän de godkända eller frisläppta

Exempel på Workflow-översikten i ett projekt som kommit en bra bit in i projekteringen.

Läs mer om Workflow i kommande inlägg…