Behovet finns framför allt när man har flera stora angränsande projekt med samma byggherre men olika sammansättning av entreprenörer, konsulter och övriga aktörer. Användarna kan få tillgång till dokument i angränsande projekt som de har behov av. Man har också möjlighet att sätta upp ett särskilt projekt med gemensamma styrande dokument som alla kan se.

Använda kopplade dokument

Kopplade dokument, d.v.s. dokument som egentligen finns i ett annat projekt än det man är inloggad i, känns igen på att de har en liten pil på filikonen och dokumentkortsikonen (ungefär som genvägar i Windows). Det går aldrig att ändra på kopplade dokument, men man kan hämta dem, skicka till kopiering o.s.v., och även lägga dem i paket.

Hitta kopplade dokument

Enklast är att använda dokumentträdet. I projekt med kopplingar till något annat projekt har detta projekt ett speciellt dokumentträd. Välj trädet i urvalslistan, se bild.

Checkboxen längst upp till vänster gör att alla sökfunktioner – snabbsökningsfältet och funktionerna under noden ”Sök” – också hittar de kopplade dokumenten.

Här följer en beskrivning av appens funktioner.

Mina projekt
Efter inloggning hamnar du på en portalsida som visar nyheter från branschen samt en meny med dina projekt. Längst ner i menyn kan du dessutom starta Apricon i en webbläsare utan att behöva logga in på nytt. Detta val finns alltid om du har behov av ytterligare funktionalitet.

Startsida
När du har valt ett projekt kommer du till projektets startsida. Här visas en inforuta överst som talar om hur många dokument som du har sparat lokalt på enheten, när du senast hämtade nya versioner samt hur många nya dokument som har tillkommit (som kan hämtas under ”Välj/Hämta dokument”). Under inforutan listas projektets medlemmar och du kan enkelt ringa och skicka sms eller e-post direkt ifrån listan genom att hålla inne telefonnummer eller e-postadress.

Meny
När du är inne i ett projekt visar menyn följande val;
Mina projekt – Går tillbaka till val av projekt
”Projektnamn” – Går till projektets startsida
Lokala dokument – Se beskrivning nedan
Välj/Hämta dokument – Se beskrivning nedan
Sök dokument – Se beskrivning nedan

Lokala dokument
Här visas de dokument som är sparade lokalt på din enhet. De ligger i samma struktur som de gör i Apricon. Bläddra fram till dokumenten genom att klicka på namnen i strukturen. För att gå upp en nivå drar du fingret över skärmen från vänster till höger. När du är på dokumentnivå kan du öppna dokument i den inbyggda viewern genom att klicka på dem.

Välj/Hämta dokument
Här gör du ditt urval för att spara dokument lokalt på din enhet. När du har gjort ditt urval kan du alltid se eller ändra dina inställningar här. Varje nivå har en knapp för att aktivera hämtning. Du kan alltså välja att hämta samtliga dokument i en kategori eller gå vidare och definiera disciplin, dokumenttyp och specifikt dokument genom att aktivera hämtning på den nivå du vill ha. Knappen blir blå när den aktiveras. En ljusblå knapp indikerar att hämtning är aktiverad på en nivå under den aktuella. När du har gjort ditt urval klickar du på knappen ”Hämta” överst på sidan. Det är också här som du hämtar hem uppdateringar och nytillkomna dokument. Man kan säga att knappen ”Hämta” synkar din enhet med Apricon utifrån dina inställningar.

Sök dokument
Här har du möjlighet att snabbt söka och öppna ett dokument på Apricon. Sökningen görs bland samtliga dokument i projektet och funktionen kräver därför att du är uppkopplad.

Viewer
När du klickar på ett dokument i appen  öppnas de i den inbyggda viewern. Här kan du läsa, zooma in och bläddra snabbt mellan samtliga dokument i mappen eller söklistan.

Hör av dig om du undrar över något. Annars hittar du Apricon-appen här:

App Store

Ofta i workflow sänds godkända dokument åter till dokumentägaren så att ritningsstämpeln eller motsvarande uppdateras innan dokumentet blir tillgängligt för övriga. Detta steg känns det nu tryggare att hoppa över, dokumentet kan redan när det skickas för granskning vara ifyllt med den status det får efter godkännande. Och därför, utan mellansteg, bli tillgängligt för projektet så snart det är godkänt.

Vattenstämpeln sätts på pdf-filer när dessa sparas till lokal miljö, öppnas på skärmen, skickas för kopiering och syns även på dokumentet som ingår i ett publicerat paket och hanteras utanför Apricon-projektet. Vill du se mer hur det fungerar och kan vara en hjälp för dig så kontakta oss!

Dialogen är något som man tar del av när man är inloggad i Apricon. Det skapas ingen störande e-post i din inkorg utan var och en kan följa diskussionen när det passar dem. Det finns en funktion för att visa de senaste inläggen på projektets startsida så att alla ser när det skrivs något nytt. För viktig information som måste nå ut snabbt rekommenderar vi att ni även i fortsättningen använder er av meddelandefunktionen under ”Kommunicera”.

Vi vet att Dialogen kommer att välkomnas av många användare. En del kommer att vara mer engagerade med att skapa inlägg medans många kommer att uppskatta att läsa dem. Det är också enkelt att kommentera ett inlägg och få igång en dialog – missa inte knappen längst ner i högra hörnet på varje inlägg!

Det ska bli spännande att se hur funktionen tas emot och vi vill gärna ha in era synpunkter.

Dessutom kommer startsidan att utökas med funktioner för dialog, aktivitetsflöden och projektinformation. Dessa nya funktioner kommer att fungera som flikar på startsidan. Fösta fliken att lanseras är ”Dialogen” som fungerar ungefär som ett ”Facebook-flöde” för projektet där alla har möjlighet att skriva inlägg och kommentera. Man kommer också att kunna visa de senaste inläggen från dagboken direkt på startsidan.

En annan mer social funktion är ”Mina kontakter”. Här kan du samla kontakter ifrån dina projekt och skapa en ”genväg” till dem som du kommunicerar med ofta. Genom att skapa en personlig lista med kontakter kan du också behålla dem efter det att projektet avslutats. Samtliga användare kommer också att kunna välja om de vill vara sökbara utanför sina projekt. Detta kommer att innebära att du kan söka efter personer via namn, företag, ort eller yrke.

Vi hoppas att dessa nya funktioner kommer att uppskattas av våra användare. Dessutom är vi övertygade om att den nya designen ger ett bättre första intryck och förhöjer din upplevelse av Apricon.

Ett viktigt inslag i utvecklingen blir att utöka användarnas profil med en personlig bild som kommer att användas i kontaktlistan och i kommande funktioner. Nedan får du en förhandstitt på vår kommande kontaktlista.

Så inom en snar framtid ”syns” vi i Apricon. Ju fler profiler med bild desto trevligare!

Det varierar från fall till fall hur långt tillbaka i tiden man vill titta – en timme, en dag eller en vecka. Därför visar funktionen en lista som är sorterad i tidsordning och grupperad per dag, på liknande sätt som ”Visa alla i tidsordning”.

Det finns några olika alternativ för hur urvalet görs:

Visa dokument som jag har sparat
Bara de dokument som du själv har sparat visas

Visa även äldre versioner
När någon annan uppdaterar ett dokument som du har sparat så försvinner den normalt från din lista. Med det här alternativet syns samtliga versioner som du har sparat, vilket är praktiskt för den som är bekant med hur versionshanteringen fungerar.

Visa dokument som jag eller någon i min disciplin har sparat
Ofta arbetar man i team. Då finns det behov att se även det som kollegorna har sparat.

Tvärt om! Vi gör detta för att vi tycker att du är värd vårt engagemang och att du ska ha alla möjligheter att själv komma till tals.

Webben har blivit en självklar och ständigt närvarande kanal för dialog för många av oss, just därför är det också självklart för oss att vara närvarande! Visst kommer vi att fokusera på vad vi kan bäst och skriva en massa om vad vi sysslar med. Att dela med oss av vår kunskap är vårt främsta mål med den här bloggen.

Vår förhoppning är att du ska hitta hit när du vill veta mer om projektnätverk, webb baserad dokumenthantering och hur du kan förenkla ditt projektarbete. Här kommer att finnas allt ifrån generella resonemang kring arbetsmetoder till praktiska tips om våra produkter.

Bäst av allt är att du kan nå oss med frågor, synpunkter eller tips så tveka inte att kommentera, gilla, maila eller ringa för den delen!

Välkommen till Apricons blogg!