Välj fil

Funktionen startas från vänstermenyn (under Spara). Första steget är att välja den fil som innehåller förteckningen. Filen ska vara i Excelformat med någon av ändelserna XLSX, XLS eller CSV (det sista är egentligen en textfil som är lätt att skapa med script-funktioner i t.ex. Revit).

Förteckningen ska ha unika rubriker för varje kolumn. Det ska normalt vara en rad per dokument (se även Avancerade förteckningar nedan).

Inställningar

I nästa steg talar man om var i filen förteckningen finns. Det går att välja en specifik flik och radnumret för rubrikraden. Oftast hittar programmet automatiskt. Delar av texterna på rubrikraden visas som verifikation.

Koppla kolumner

Därefter behöver man koppla ihop förteckningens kolumner med egenskaper i Apricon. För varje egenskap finns en urvalslista med alla rubrikerna i förteckningen. De egenskaper som inte har någon motsvarande kolumn kan istället tilldelas ett fast värde. Egenskaper som är ”identifierande” markeras med blå ledtext och måste alltid sättas på ett eller annat sätt.

Dokumentnamn (filnamn utan ändelse) kan läsas från en kolumn som innehåller hela filnamn eller till och med fullständiga pathnamn. Detsamma gäller filändelser, men oftast är det enklast att låta programmet hitta dem automatiskt när man senare pekar ut dokumentfilerna.

Oftast har de förteckningar man använder samma format varje gång. Spara inställningarna i den här dialogen, så är allt ifyllt och klart nästa gång.

Ladda upp filer

Slutligen kommer man till den vanliga tabellen som används vid sparande. Den är ifylld med alla dokument som finns i förteckningen, men ännu har man inte laddat upp några filer. Gör detta genom att dra och släppa filer på vanligt sätt. Deras namn kommer att matchas mot dokumentnamnen i tabellen. Om filerna finns i olika mappar går det bra att dra och släppa flera gånger tills alla rader i tabellen har fått en fil kopplad till sig.

Spara

Nu går det bra att komplettera dokumenten egenskaper direkt i tabellen. Klicka därefter på Spara.

Avancerade förteckningar

Det finns vissa undantag från regeln om en rad per dokument.

Avsnittsrubrik

I vissa förteckningar (elkonsulter) används avsnittsrubriker i beskrivningskolumnen för att gruppera dokument med liknande innehåll, se bild. Definitionen av en rubrik är en text på en rad som är tom i första kolumnen och som följer efter en helt tom rad.

I dialogen ”Koppla kolumner” dyker det upp ett extra val för hur kolumner med underrubrik ska kopplas till Apricon. Underrubrikerna kan antingen kopplas till en separat egenskap, t.ex. Beskrivning 2, eller slås samman med de texter som står på resp. dokuments rad.

Vid sammanslagning skulle beskrivningen för sista dokumentet i exemplet ovan bli ”BRANDLARM, PLAN 1 DEL 254”

Flera rader per dokument

Det förekommer att varje post i en förteckning består av fler än en rad. Definitionen av en ”fortsättningsrad” är att den är tom i första kolumnen och inte föregås av en tom rad. En post kan högst ha tre rader.

Om någon av dokumentposterna i förteckningen har mer än en rad visas en extra kolumn ”Radnr” i dialogen Koppla kolumner, så att man t.ex. kan koppla den andra raden i varje dokumentpost till egenskaper i Apricon.

För ett enskilt dokument går man in på dess dokumentkort, där det finns en knapp som heter ”Länka i e-post”. Tryck på den knappen och du kommer till meddelandefunktionen. När du sedan skickar meddelandet kommer det infogas en länk som leder mottagaren, via inloggningsfälten, direkt till dokumentet.

Vill du länka till ett flertal dokument så skapar du först ett paket med dessa. Sedan fungerar det som för länk till dokument. I paketkortet hittar du knappen ”Länka i e-post” som infogar en länk direkt till paketet i ditt meddelande.

Jobbar man intensivt med att i projektet länka till paket kan vi enkelt lägga till pakettypen ”Meddelandepaket” åt er för att särskilja dem från andra pakettyper.

Hör gärna av dig om om du undrar något eller vill berätta om hur du använder funktionen!

Ofta i workflow sänds godkända dokument åter till dokumentägaren så att ritningsstämpeln eller motsvarande uppdateras innan dokumentet blir tillgängligt för övriga. Detta steg känns det nu tryggare att hoppa över, dokumentet kan redan när det skickas för granskning vara ifyllt med den status det får efter godkännande. Och därför, utan mellansteg, bli tillgängligt för projektet så snart det är godkänt.

Vattenstämpeln sätts på pdf-filer när dessa sparas till lokal miljö, öppnas på skärmen, skickas för kopiering och syns även på dokumentet som ingår i ett publicerat paket och hanteras utanför Apricon-projektet. Vill du se mer hur det fungerar och kan vara en hjälp för dig så kontakta oss!

Vi ser att det här bland annat används när man i projektet helst inte vill bjuda in någon som enbart ska tillåtas se ett fåtal dokument, då är det istället lättare att lyfta ut valda dokument till den personen.
Eller varför inte publicerade entreprenadpaket som löpande fylls på allteftersom handlingar blir klara?

Publicerade paket som visar en specifik version av ingående dokument, som FU-paket, fungerar däremot inte på detta sätt. Till exempel ska ett utskickat förfrågningsunderlag inte kunna uppdateras/förändras lika enkelt.

Ta en dokumenttyp i taget (t.ex. Ritning enl. nedanstående exempel) och gör så här:

1. Starta funktionen Spara dokument och välj de identifierande egenskaperna Bygghandlingsskede>X>Ritning.

   

2. Dra filerna från Utforskaren och släpp i webbläsaren så att de laddas upp. Programmet ”synkroniserar” filerna med servern, och eftersom det redan finns bygghandlingar med samma filnamn kommer beskrivningen och andra egenskaper att fyllas i. OBS! Klicka inte på Spara.

   

3. Klicka på ”Ändra identifierande egenskaper” och ändra till Relationshandling>X>Ritning. Nu synkroniserar programmet på nytt filerna med server och upptäcker att de inte finns tidigare. Det behåller dock de redan ifyllda egenskaperna, vilket man utnyttjar.
4. 
    
5. Ändra de egenskaper som behövs, t.ex. datum och status.
6. Spara.

Projektnamn:
Som projektadministratör kan du redigera projektnamnet, både för rubriken på sidan men även för projektnamnet som visas överst i dokumentträdet.

Dokumentstruktur, dokumentegenskaper:
Härifrån kan du lägga till eller ta bort ”mappar” i projektet. Genom att klicka på ”Redigera” kommer du till sidan för ”Dokumentstruktur och roller”. Denna sida ger en överblick av vad som är definierat i projektets dokumentstruktur. De boxar/listor som har en blå ”skiftnyckel” som ikon till höger om rubriken har du som administratör möjlighet att själv redigera.

För att lägga till en ny mapp:

1. Klicka på ”skiftnyckeln”:
2. Klicka på ”Lägg till”
3. Skriv in namnet på den mapp du vill skapa
4. Klicka på ”Spara”
   Nu kommer förmodligen de två boxarna till höger att börja blinka, detta beror oftast på att mappar är ”villkorade” mot huvudmappar (för att på så vis kunna visa endast relevanta mappar under respektive kategori).

    

5. Klicka på rullgardinsmenyerna och välj de blåmarkerade alternativen i listan:
6. Klicka på ”Redigera”
7. Markera för vilka huvudmappar/kategorier din nya mapp ska synas under med hjälp av checkboxarna:
8. Klicka på ”Spara”

Fakturauppgifter vid kopieringsbeställning: 
Här kan du ange fakturauppgifter som projektet kan använda sig av vid beställning av kopiering.

1. Registrera Företags- och adressuppgifter
2. Välj ut den kopieringsfirma ni vill använda er av och ange även lämplig ort för utskick.
3. Ange konto för faktureringen (här finns också stöd för att ange flera konton vid behov, klicka bara i alternativet ”Flera värden att välja på”)
4. Klicka på ”Spara”

För att bjuda in ny(a) användare:

1. Skriv in varje persons e-postadress (du kan ange flera samtidigt)
2. Klicka på ”Lägg till”
3. Klicka på varje e-postadress för att tilldela roller och e-postlistor.
4. Klicka sen på ”Bjud in”

Nu får de inbjudna e-post med en länk där de uppmanas att registrera sig med namn, företag, adress och telefonnummer. Först därefter kan man logga in och delta i projektet på Apricon.

I princip så är alla roller knutna till en disciplin, t.ex. så tilldelas rollen ”Projektör Arkitektur” disciplinen ”A” (vilket innebär att en användare med denna roll då kan spara upp dokument under mappen ”A”).
Om du vill bjuda in en internationell deltagare som föredrar engelska framför svenska, så bör du själv logga in på engelska genom att ange ”English” som språk på inloggningssidan till Apricon. Inbjudan som går iväg blir då också på engelska.

Skulle det finnas aktiva användare i projektet som ännu inte blivit tilldelade en roll, gå in under fliken ”Aktiva” och klicka på användarens namn – därefter kan du enkelt bocka i den eller de roller som du vill tilldela denne.

Jag startar Safari och loggar in i Apricon på vanligt sätt, som när jag använder min dator. Och precis som med min dator behöver jag programvaror för att kunna hantera de filer som finns i projekten. I iPaden måste jag alltså ha appar som kan hantera de filformat jag vill jobba med.

AutoCad WS har jag för att öppna, redigera och spara DWG-filer. Filerna kan sparas lokalt i sin redigerade form.

Alternativ när man öppnar DWG-/NWD-format. Klicka för större bild.

BIM 360 Glue är till för att göra motsvarande med NWD-filer (Navisworks). Dock kan man inte spara filerna med de ändringar man gör.
Gemensamt för DWG och NWD är att om jag öppnar dem från Apricon får jag en ny flik i Safari där jag ges valet att antingen öppna direkt i respektive app eller att välja annan app. Genom att välja annan app får jag möjligheten att spara filen lokalt med FileBrowser.

FileBrowser använder jag för att spara filer lokalt och få åtkomst till filsystemet i iPaden. Med appen kan man även få tillgång till andra datorer för att till exempel öppna filer som ligger på företagets server eller spara filer från iPad till servrar/datorer.

Grundvy för FileBrowser. Lagringsplatser till vänster och filer/mappar till höger. Klicka för större bild.

PDF– och Office-filer (Word och Excel) öppnas i ny flik med Safaris inbyggda stöd. Den öppnade filen kan man peka på för att få alternativ att öppna (och sedan spara) den i FileBrowser eller öppna med annan app (till exempel Adobe Reader för PDF-filer).

PDF-filens alternativ för att spara/öppna. Klicka för större bild.

Vill jag spara flera filer samtidigt till min iPad  fungerar det ungefär som i vanlig datormiljö. Jag får en ZIP-fil att packa upp med FileBrowser varvid en mappstruktur skapas lokalt utifrån egenskaperna filerna har i Apricon.

En nyttig funktion är att skapa samlings-PDF med hjälp av ”Skriv ut-funktionen”. Genom att markera flera PDF-filer i Apricon och välja funktionen Skriv ut skapas en PDF-fil av de valda dokumenten. Den kan man sedan spara lokalt eller skicka till en skrivare.

Det var lite om hur man kan öppna och spara filer från Apricon.
När det gäller att spara till Apricon från sin iPad är man mer begränsad. Bilder kan man spara från iPad till Apricon, detta görs då med funktionen Spara enstaka i Apricon.

Övriga funktioner i Apricon fungerar bra. Du kan till exempel skapa paket, skicka meddelande, hantera kontaktlistan, ändra egenskaper på dina dokument mm. Har projektet ärendehantering går det bra att jobba med den i iPaden. Är du administratör kan du bjuda in/ta bort användare, hantera rättigheter, redigera projektets startsida mm.