Swedbanks nya huvudkontor ”paketerat” och klart

Under våren 2014 flyttade Swedbank in i sitt nya huvudkontor i Sundbyberg. Byggnaden på cirka 45 000 kvadratmeter uppfördes åt Humlegården Fastigheter och inrymmer 2 500 arbetsplatser. Projektet har miljöcertifierats enligt det svenska certifieringssystemet Miljöbyggnad med högsta möjliga betyg, guld. Det danska arkitektkontoret 3XN har i samklang med Swedbanks värderingar arbetat med inriktning på̊ transparens, skandinavisk enkelhet och en dynamisk social miljö. Forsen Projekt har ansvarat för projekt- och byggledning.

Forsen Projekt har lång erfarenhet av Construction Management och genom att göra etappvisa upphandlingar har byggkostnaden reduceras med 10 procent eller mer. Larisa Tireshina hos Forsen Projekt hanterade själv samtliga förfrågningsunderlag och upphandlade mer än 180 olika kontrakt.

– Själva arbetet med förfrågningsunderlag går säkert fem gånger fortare med Apricon än när vi arbetade med mail. Som ett exempel slipper vi alla problem med att hantera stora mängder data som måste delas upp, zippas och skickas ut i flera mail, säger Larisa.

Projektet har varit ganska komplicerat, med hög sekretess och många entreprenörer. Det var viktigt att kommunikationen fungerade bra och säkert. Vid projektets uppstart genomförde Lennart Klintmalm från Apricon en allmän genomgång av Apricon för arbetsgruppen. Larisa tog därefter fram projektanpassad information med beskrivningar och rutiner. Detta har medfört att projektet har haft minimalt med supportsamtal.

– I varje kontrakt framgick tydligt att entreprenörer skulle använda Apricon för att både hämta och lämna information (TE). Förutom några PM så har jag inte behövt skicka ett enda mail, säger Larisa.

Att arbeta med samlingspaket som uppdateras automatiskt när nya dokument läggs in i Apricon har underlättat administrationen avsevärt. Till exempel kan en ritning ingå i flera paket som omfattar olika entreprenader. Att slippa administrera alla uppdateringar manuellt har sparat otroligt mycket tid och samtidigt minimerat antalet fel.

När man arbetar mycket med paket kan det vara värt att veta att Apricon kan visa ett eget dokumentträd för både paket och PM något som underlättar sökandet.

– När ett PM innehåller många dokument är ett bra tips att skapa ett paket med de dokumenten och döpa det med samma nummer som PM:et har, säger Larisa.

En annan fördel med Apricon som Larisa påpekar är att man inte behöver skapa speciella mappar för känslig information, alla dokument kan ligga på ”rätt ställe”. Läsrättigheten kan styras enkelt med olika behörighet för varje dokument.

– Detta har gjort att vi kan lägga upp allt, till och med kontrakt. Något som bland annat underlättade kommunikationen med våra besiktningsmän, säger Larisa.

Användningsområdet för paket är många och kan effektivisera arbetet avsevärt då användarna slipper lägga tid på att söka och samla på sig rätt dokument. Ett paket kan dessutom antingen visa en specifik version av dokumenten eller uppdateras i samband med att nya versioner läggs in i Apricon.  Tillsammans med tillvalet Publicera paket kan man dessutom på ett säkert sätt delge dokument med intressenter som inte har tillgång till hela projektet till exempel vid förfrågningsunderlag, entreprenadpaket eller hyresgästanpassningar.

Vill du veta mer –  Kontakta oss