Välj en sida

Om man har många dokument att spara i Apricon kan det vara tidsödande att mata in beskrivningstexter och andra dokumentegenskaper. Ofta finns denna information redan i dokumentförteckningar, ritningshuvuden etc. Den här funktionen hjälper till att föra över informationen från förteckningar i egna filer till funktionen för att spara dokument.

Välj fil

Funktionen startas från vänstermenyn (under Spara). Första steget är att välja den fil som innehåller förteckningen. Filen ska vara i Excelformat med någon av ändelserna XLSX, XLS eller CSV (det sista är egentligen en textfil som är lätt att skapa med script-funktioner i t.ex. Revit).

Förteckningen ska ha unika rubriker för varje kolumn. Det ska normalt vara en rad per dokument (se även Avancerade förteckningar nedan).

Inställningar

I nästa steg talar man om var i filen förteckningen finns. Det går att välja en specifik flik och radnumret för rubrikraden. Oftast hittar programmet automatiskt. Delar av texterna på rubrikraden visas som verifikation.

 

 Installningar

Koppla kolumner

Därefter behöver man koppla ihop förteckningens kolumner med egenskaper i Apricon. För varje egenskap finns en urvalslista med alla rubrikerna i förteckningen. De egenskaper som inte har någon motsvarande kolumn kan istället tilldelas ett fast värde. Egenskaper som är ”identifierande” markeras med blå ledtext och måste alltid sättas på ett eller annat sätt.

koppla1

Dokumentnamn (filnamn utan ändelse) kan läsas från en kolumn som innehåller hela filnamn eller till och med fullständiga pathnamn. Detsamma gäller filändelser, men oftast är det enklast att låta programmet hitta dem automatiskt när man senare pekar ut dokumentfilerna.

Oftast har de förteckningar man använder samma format varje gång. Spara inställningarna i den här dialogen, så är allt ifyllt och klart nästa gång.

 

 koppla2

Ladda upp filer

Slutligen kommer man till den vanliga tabellen som används vid sparande. Den är ifylld med alla dokument som finns i förteckningen, men ännu har man inte laddat upp några filer. Gör detta genom att dra och släppa filer på vanligt sätt. Deras namn kommer att matchas mot dokumentnamnen i tabellen. Om filerna finns i olika mappar går det bra att dra och släppa flera gånger tills alla rader i tabellen har fått en fil kopplad till sig.

Spara

Nu går det bra att komplettera dokumenten egenskaper direkt i tabellen. Klicka därefter på Spara.

Avancerade förteckningar

Det finns vissa undantag från regeln om en rad per dokument.

rubrikerAvsnittsrubrik

I vissa förteckningar (elkonsulter) används avsnittsrubriker i beskrivningskolumnen för att gruppera dokument med liknande innehåll, se bild. Definitionen av en rubrik är en text på en rad som är tom i första kolumnen och som följer efter en helt tom rad.

I dialogen ”Koppla kolumner” dyker det upp ett extra val för hur kolumner med underrubrik ska kopplas till Apricon. Underrubrikerna kan antingen kopplas till en separat egenskap, t.ex. Beskrivning 2, eller slås samman med de texter som står på resp. dokuments rad.

rubrik_koppla

Vid sammanslagning skulle beskrivningen för sista dokumentet i exemplet ovan bli ”BRANDLARM, PLAN 1 DEL 254”

Flera rader per dokument

rad2Det förekommer att varje post i en förteckning består av fler än en rad. Definitionen av en ”fortsättningsrad” är att den är tom i första kolumnen och inte föregås av en tom rad. En post kan högst ha tre rader.

Om någon av dokumentposterna i förteckningen har mer än en rad visas en extra kolumn ”Radnr” i dialogen Koppla kolumner, så att man t.ex. kan koppla den andra raden i varje dokumentpost till egenskaper i Apricon.

rad2_koppla