När ett projekt är färdigställt finns det ett par olika vägar att gå; man kan behålla det online på Apricon i ett s.k. Garantiskede eller Förvaltningsläge, eller så kan man stänga det för vidare åtkomst. Oavsett vad man väljer så brukar man förr eller senare vilja ha alla dokument samlade lokalt och ev. införliva med sin lokala IT-miljö.
Det är här vi på Apricon kan hjälpa till med det vi vanligtvis benämner ”arkiveringar”. Vad som sker är att vi – efter kunds önskemål – tankar ner alla dokument (inkl. historik) och skapar en snarlik variant av gränssnittet du hittar online på Apricon. Med vårt arkiveringsstöd hittar du dokumenten via Dokumentträdet precis som på Apricon – med smart koppling till äldre versioner via dokumentkortet.
Vad som också följer med är all metadata kopplat till dokumenten som sparats upp. Om projektet har använt sig av tillvalet Ärendehantering för att exempelvis hantera Fråga/Svar, Felanmälan eller ÄTA så presenterar vi även dessa loggar – precis som du är van att se dem på Apricon.
Om du som kund har som önskemål att endast (eller som komplement) erhålla skivor med Relationshandlingar, eller kanske bara Besiktningar, så ordnar vi detta utan problem.
Fördelarna med vår arkiveringstjänst kan sammanfattas enligt nedan punkter:
• Alla dokuments äldre versioner fås med smart koppling till gällande version
• All metadata (beskrivningar, datum, versionsbeteckningar etc.)
• En lättnavigerad och tydlig struktur, det ser ut som under projekteringen och produktionen
• Möjlighet att arkivera ett urval (t ex ett visst skede, en viss status, enbart vissa dokumenttyper eller discipliner etc.)
• Man får ett professionellt överlämnande till slutkund/byggherre
• Finns Ärendehantering så medföljer även denna
Vanligtvis bränner vi ner dessa ”arkiveringar” på CD/DVD men i takt med att datamängderna ökar och att fler och fler efterfrågar material på USB-minnen så erbjuder vi nu egendesignade ”Apricon USB-minnen” för leverans av arkivdata.
Med varje leverans följer en lathund för hur gå tillväga när man ska hitta och hantera dokumenten.
Att låta oss på Apricon ta hand om arkiveringen blir ett smidigt sätt för dig som kund att få alla dokument levererade snyggt och prydligt utan att någon information går förlorad.